Félag héraðsskjalavarða

Heim

Eyðing skjala sem birtingarmynd pukurs og lyga

Síðast uppfært: Fimmtudagur, 05. janúar 2012 13:15 Miðvikudagur, 04. janúar 2012 09:32

Einn best metni núlifandi skjalavörður Finna, Eljas Orrman, fór á eftirlaun í október 2011 og hélt opinn kveðjufyrirlestur (á finnsku) 11. október sl. í gamla lestrarsal Ríkisskjalasafns Finna.

Í fyrirlestrinum beindi hann spjótum sínum að eyðingu skjala í persónuverndartilgangi. Hann minnti á umræðu sænskra skjalfræðinga árið 1940 um að helstu áhyggjur af eyðingu (grisjun) skjala væru að eyðingin feli í sér suppressio veri (leynd, pukur með sannleikann) og þar með suggestio falsi (vísvitandi hagræðingu sannleikans, villandi meðferð staðreynda).

Orrman taldi í fyrirlestrinum að upplýsingalögin finnsku með ákvæðum um lengd leyndar tryggðu persónuvernd (integritetsskydd) vel og var ánægður með að mögulegt væri skv. lögunum að fræðimenn og aðrir gætu nýtt sér skjöl við rannsóknir að uppfylltum nauðsynlegum skilyrðum. Hann minnti á ákvæði í upplýsingalögunum sem ætlað er að tryggja rannsóknarfrelsi.

Fyrirlesturinn vakti umræður og komu fram þungar áhyggjur af varðveislu mikilvægra persónuupplýsinga á rafrænu formi.

Byggt á Pertti Hakala: „En stor arkivpersonlighet höll avskedsföreläsning“ Nordisk arkivnyt nr. 4, 2011 bls. 163-164.

Vegna umræðna sem skapast hafa um fyrirhugaða setningu nýrra upplýsingalaga á Íslandi og laga um Þjóðskjalasafn Íslands er áhugavert að líta til finnsku upplýsingalaganna, m.a. 31. greinar þeirra þar sem kveðið er á um leynd skjala og þau tímamörk sem henni eru sett. Þau eru skemmri en áform eru uppi um hér á landi.

Óskráð og illa skráð skjöl geta horfið að geðþótta manna án þess að tekið verði eftir. Einnig geta skjöl glatast vegna óstöðugs forms. Að hafa opinber skjöl t.d. á rafrænu formi í lengri tíma kann að leiða til glötunar skjala. Þótt skýringin á glötuninni verði tæknilegs eðlis mun ávallt liggja grunur á um að stjórnvöld hafi komið upplýsingunum fyrir kattarnef. Fyrirhyggjuleysi, flónska og annað slíkt gildir ekki til að afsaka tjón sem verður á skjölum og upplýsingum í opinberri eigu. Óheimilt er að sýna glannaskap og fáfræði við opinbera skjalavörslu hvort heldur í lagalegu eða siðferðislegu tilliti.

Lykilatriði við að tryggja almenningi að rétt sé farið að við opinbera skjalavörslu eru öflugar skjalavörslustofnanir (Þjóðskjalasafn og héraðsskjalasöfn) með skýrt eftirlitshlutverk með skjalavörslu stjórnvalda.

Grundvallarviðmið um aðgengi að skjalasöfnum

Síðast uppfært: Fimmtudagur, 29. desember 2011 12:51 Fimmtudagur, 29. desember 2011 03:50

Lögð hafa verið fram drög að Grundvallarviðmiðum um aðgengi að skjalasöfnum af hálfu aðgengisvinnuhóps nefndar Alþjóða skjalaráðsins um fyrirmyndarvinnubrögð og staðla.

Gefinn er kostur á því hérna á heimasíðu Alþjóða skjalaráðsins að gera tillögur að breytingum og umbótum á þessum drögum út janúar 2012:

Að veita kost á þessu eru opinská vinnubrögð í anda þess að skjalasöfn eru í þágu alls almennings. Með þessu er hvatt til umræðu og skoðanaskipta sem er ævinlega æskilegt þegar miklir almannahagsmunir eru í húfi.

Einn bálkur tenglasafns þessa vefs ber einmitt titilinn Gagnsæi og upplýsingaaðgengi - vörn gegn spillingu, annar ber titilinn Einkalíf og persónuöryggi. Þar er leitast við að varpa nokkru ljósi á það sem taka verður á þegar fjallað er um almennt eða takmarkað aðgengi að skjalasöfnum. Þessi málefni varða alla borgarana og eru hluti af grundvallarréttindum þeirra.

Fræðslufundur um varðveislu ljósmynda

Síðast uppfært: Mánudagur, 21. nóvember 2011 17:34 Mánudagur, 21. nóvember 2011 17:07

Mánudaginn 21. nóvember síðastliðinn stóðu Ljósmyndasafn Íslands í Þjóðminjasafni og Ljósmyndasafn Reykjavíkur fyrir fræðslufundi um varðveislu ljósmyndasafna í fyrirlestrarsal Þjóðminjasafns.

Karen Brynjolf Pedersen forvörður við danska Þjóðminjasafnið (Nationalmuseet) flutti fyrirlesturinn Conservation strategies for photographic collections (forvörsluáætlanir fyrir ljósmyndasöfn) sem var afar fræðandi og vakti áheyrendur til umhugsunar um mikilvægi réttra aðferða og umbúnaðar í kringum ljósmyndir.

Við sama tækifæri var dreift handriti að leiðbeiningarritinu Varðveitum myndina. Leiðbeiningar um varðveislu á ljósmyndum og filmuefni. Höfundar ritsins eru Karen Brynjolf Pedersen (Nationalmuseet), Katja Rie Glud (Det Danske Filminstitut) og Ulla Kejser (Det Kongelige Bibliotek). María Karen Sigurðardóttir og Inga Lára Baldvinsdóttir snöruðu á íslensku. Er þessi útgáfa þarft framtak enda er nauðsynlegt starfsfólki safna að hafa góð leiðbeiningarrit handhæg við vinnu sína.

Lesa nánar: Fræðslufundur um varðveislu ljósmynda

UNESCO viðurkennir mikilvægi skjalasafna í nútímasamfélagi

Þriðjudagur, 08. nóvember 2011 14:31

Allsherjarráðstefna Menningarmálastofnunar Sameinuðu þjóðanna, UNESCO, samþykkti í gær 7. nóvember 2011 Almennu skjalasafnayfirlýsinguna sem Alþjóða skjalaráðið hefur sett fram.

Þessi ákvörðun skiptir nokkru máli í þeirri viðleitni að auka almennan skilning á skjalasöfnum. Hún gefur tilefni til þess að vekja almenning og lykilmenn í valdastöðum enn betur til meðvitundar um skjalasöfn.

Yfirlýsingin er öflugur, stuttur og hnitmiðaður texti um mikilvægi skjalasafna í nútímasamfélagi. Í henni er lögð áhersla á lykilhlutverk skjalasafna við gagnsæja stjórnsýslu og lýðræðislega ábyrgð, jafnframt því að þau varðveiti hið sameiginlega minni samfélagsins.

Um leið og yfirlýsingin tekur til þess hefðbundna viðfangsefnis að þjóna þörfum sagnfræðirannsókna, setur hún skilvirkt skjalahald í öndvegi sem grundvallarstarfsemi sem styrkir nútímalega stjórnsýslu, góða starfshætti í einkarekstri og auðvelt aðgengi að upplýsingum fyrir borgarana.

Fyrsta gerð yfirlýsingarinnar var sett fram af skjalavörðum í Québec árið 2007. Hún var tekin upp af deild fagfélaga (Section of Professional Associations (SPA)) í Alþjóða skjalaráðinu (ICA) sem bættu textann með það fyrir augum að helsti boðskapur yfirlýsingarinnar héldi merkingu sinni þvert á tungumál og menningarheima. Þetta kom af stað frjórri umræðu innan Alþjóða skjalaráðsins uns yfirlýsingin var einróma samþykkt á ársfundi Alþjóða skjalaráðsins í Osló, í september 2010. Frá þeim tíma hefur alþjóðasamfélag skjalavarða unnið að því að fá yfirlýsinguna samþykkta af UNESCO og því markmiði hefur nú verið náð.

Almenna skjalasafnayfirlýsingin