Skjalavörslustofnanir gegna lykilhlutverki við að tryggja almenningi aðgengi að skjölum. Þær eiga ekki aðeins að veita aðgengi að skjölum sem þær varðveita sjálfar, heldur einnig að sinna eftirliti með skjalahaldi og skjalavörslu stjórnvalda í dagsins önn.

Prentfrelsistilskipunin (Tryckfrihetsförordningen) í Svíþjóð 1766 og Yfirlýsingin um skjalaréttindi manna í Frakklandi 1793 er upphafið að þessu og var stefnt gegn upplýsingaeinokun og ritskoðun einveldis og valdamikilla aðalsmanna. Franska yfirlýsingin markar upphaf nútímalegra skjalasafna í Evrópu. 37. grein hennar kveður á um réttindi borgaranna til að glöggva sig á opinberum skjölum.

Grundvöllur raunverulegs lýðræðis er umræða sem byggist á þekkingu. Prent-, skoðana- og tjáningarfrelsi er því samtvinnað og háð rétti hins almenna borgara til óhefts aðgengis að skjölum þ.e. áreiðanlegum upplýsingum. Opin stjórnsýsla og gagnsæi felur í sér að auðveldara er að draga stjórnvöld til ábyrgðar og hefur í för með sér minni hættu á spillingu, mútum og misferli. Þetta tengist m.a. réttinum til vitneskju um mengun í nánasta umhverfi borgaranna þ.e. sótt-, efna- og geislamengun, neytendavernd og stjórnsýslusiðgæði.

Leynd á ýmsum sviðum samfélagsins til að tryggja tiltekna hagsmuni veldur undantekningum frá opinni stjórnsýslu t.d. ríkisleyndarmál, oft hernaðarleg, til varnar leyniþjónustustarfsemi eða í almannavarnaskyni, viðskipta- og iðnaðarleyndarmál og bankaleynd. Einkalífshagsmunir og persónuvernd eru einnig þáttur í undantekningum frá almennu gagnsæi.

Aðgangur að skjölum í vörslu opinberra skjalasafna á Íslandi er skv. upplýsingalögum er sett voru 1996 og stjórnsýslulögum.

Mál sem í grunninn eru þessu skyld og snúa að upplýsingaeinokun á grundvelli einkaréttar á hug- og vélbúnaði í tölvugeiranum hafa mætt hreyfingum sem titla sig Open á ensku (Open Data, Open Source, Open Content, Open Access).