Almennt um afhendingu skjala

Héraðsskjalaverðir og skjalaverðir safnanna veita ráðgjöf um flokkun, skráningu og afhendingu skjala í þeirra umdæmi. Þetta á einnig við um ljósmyndasöfn. Þeir sem hafa hug á því að afhenda skjöl eru hvattir til þess að leita til safnanna í þessu sambandi en á heimasíðunni er að finna upplýsingar um öll héraðsskjalasöfn á landinu.

Eftirfarandi skýrsluform eru hér sett fram til aðstoðar héraðsskjalavörðum við að framfylgja reglum Þjóðskjalasafns Íslands um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila nr. 1065/2010, en þær tóku gildi 1. janúar 2011.

Skýrsluform – upplýsingar um skjalamyndara (t.d. skilaskylda stofnun/embætti).

Skýrsluform – upplýsingar um einstakan skjalaflokk hjá skjalamyndara.

Excel form til skráningar skjala.

Tekið skal fram að skráning skjala er ferli sem æskilegt er að fari fram jafnóðum við myndun skjala og sé háttbundinn hluti af daglegri starfsemi, þannig að innfærsla þessa skráningarblaðs ætti ekki að jafnaði að fela í sér frumskráningu skjala. Það ætti þó einnig að nýtast til frumskráningar þar sem skjalavörslu hefur verið ábótavant.

Við viðtöku skjalasafna eða skjala sem ekki falla undir afhendingarskyldu skv. lögum nr. 66/1985 er öruggast að gera afhendingarsamninga. Fyrirmyndir að slíkum samningum verða settar hér fram innan tíðar. Þess verður að gæta að hverju sinni verður að fara gaumgæfilega yfir afhendingarmál og forma samninga með hliðsjón af því, þannig að slíkar fyrirmyndir verða aðeins til viðmiðunar.