Síðast uppfært: Mánudagur, 04. október 2010 20:37

Lög félagsins

1. Nafn, aðsetur og varnarþing

1.1. Félagið heitir Félag héraðsskjalavarða á Íslandi.

1.2. Aðsetur félagsins er í skjalavörslustofnun formanns hverju sinni.

1.3. Varnarþing félagsins er í Reykjavík.

2. Markmið

2.1. Markmið félagsins er að vera virkur samstarfsvettvangur héraðsskjalavarða til að styrkja héraðsskjalasöfnin, hag þeirra, faglegt frumkvæði, starfsemi og verkefni sem snúa að skjalavörslu í sveitarfélögum á Íslandi.

2.2. Markmiðum félagsins skal reynt að ná m.a. með ýmiskonar fræðslu- og kynningarstarfsemi svo sem fundum, námskeiðum, fyrirlestrum, málþingum og útgáfu og samstarfi við einstaklinga, stofnanir og samtök er koma með einum eða öðrum hætti að skjalavörslu.

3. Félagsmenn

3.1. Félagsmenn geta orðið þeir sem gegna embættum héraðsskjalavarða á Íslandi. Félagsmaður getur skipað fulltrúa fyrir sína hönd til þátttöku í störfum félagsins. Hægt er að kjósa heiðursfélaga með meirihlutasamþykkt stjórnar félagsins sem þarf svo að hljóta samþykki meirihluta fundarmanna á aðalfundi félagsins.

4. Fundir

4.1. Aðalfundur er æðsta vald í málefnum félagsins. Hann er haldinn einu sinni á ári og aukaaðalfundur einu sinni á ári. Hálft ár er á milli þeirra. Einfaldur meirihluti ræður úrslitum í atkvæðagreiðslum. Falli jöfn atkvæði skal að reyndri málamiðlun láta hlutkesti ráða. Heimilt er að boða til aukaaðalfundar að sameiginlegri rökstuddri ósk þriggja héraðsskjalavarða.

4.2. Dagskrá aðalfunda og aukaaðalfunda:

4.3. Félagsfundir eru eingöngu setnir gildum félagsmönnum. Opnir félagsfundir eru opnir fleiri skv. ákvörðun stjórnar.

4.4. Allir fundir félagsins skulu boðaðir með ekki skemmri en viku fyrirvara nema í neyðartilfellum. Fundarboði skal fylgja dagskrá.

4.5. Heimilt er að halda aðalfundi, aukaaðalfundi og félagsfundi í gegnum fjarfundabúnað, en stefnt skal að því halda aðalfund þannig að sem flestir félagsmenn hittist og nýta þau tækifæri sem gefast til fundarhalda án hjálpar fjarskipta.

4.6. Halda ber fundargerðir yfir alla fundi félagsins og rita skal greinargerð um aðrar samkomur, námskeið og viðburði eftir því sem þeir verða í fundargerðabók félagsins.

5. Stjórn og skipulag

5.1.Stjórn félagsins er í höndum fjórðungs sem stýrir félaginu hálft ár í senn. Skal stjórnin flytjast milli fjórðunga sólarsinnis á hálfs árs fresti, en breyta má út af þeirri reglu og hlaupa yfir fjórðung óski fjórðungsmenn sérstaklega eftir því vegna sérstakra aðstæðna. Miða skal við jafndægur á vori og hausti, en láta verkefni ráða.

5.2. Félaginu er skipt í fjórðunga að fornum sið:

5.3. Stjórn félagsins er æðsta vald í málefnum félagsins milli aðalfunda en skal gæta samráðs við félagsmenn um stærri ákvarðanir. Hún skiptir sjálf með sér verkum og tilkynnir um það á aðalfundi þeim er hún tekur við stjórnartaumum. Stjórnin er skipuð:

6. Lagabreytingar

6.1. Lögum þessum verður aðeins breytt á aðalfundi félagsins með samþykkt 2/3 hluta fundarmanna.

6.2. Félagsslit lúta sömu skilyrðum og lagabreytingar. Við félagsslit eða sameiningu félagsins við annan félagsskap skal stjórn félagsins leita samþykkis aðalfundar fyrir því og fyrir ráðstöfun eigna félagsins, lýtur það sömu skilyrðum og lagabreytingar.

6.3. Lög þessi skulu endurskoðuð og lögð fyrir næsta aðalfund félagsins.

Samþykkt á stofnfundi Félags héraðsskjalavarða á Íslandi föstudaginn 27. mars 2009 með öllum atkvæðum fundarmanna.

Á stofnfundinum var samþykkt að undirbúningsnefnd að stofnun félagsins auk héraðsskjalavarðar Austfirðinga skipaði fyrstu stjórn félagsins í sex mánuði.