Borði

Héraðsskjalaverðir stofna starfshóp um rafræn gögn og varðveislu þeirra

 

Héraðsskjalaverðir hafa á undanförnum misserum rætt um langtímavarðveislu rafrænna gagna sveitarfélaga; nauðsyn, möguleika, kostnað og tæknilegar forsendur.

Tildrög þessa eru m.a. þau að Þjóðskjalasafn Íslands hefur sett fram óskir um að héraðsskjalasöfnin og þau sveitarfélög sem að þeim standa taki ákvörðun um hvort þau ætli að varðveita rafræn gögn á rafrænu formi en ekki á pappírsformi, sbr. bréf þjóðskjalavarðar dags. 18. febrúar 2010.

Þetta varð tilefni þess að Samráðshópur Félags héraðsskjalavarða um rafræn gögn og varðveislu þeirra var stofnaður á almennum félagsfundi 16. mars 2011.

Tilgangur hópsins er m.a. að afla upplýsinga og fræðslu um kosti og galla langtímavarðveislu rafrænna gagna og veita sveitarfélögum sem standa að rekstri héraðsskjalasafna og forstöðumönnum hinna ýmsu stofnanna sveitarfélaga nauðsynlegar upplýsingar. Þá mun aukin þekking starfsmanna héraðsskjalasafnanna tryggja að sú stefnumótun sem þar fer fram með tilliti til heildstæðrar skoðunar á skjalavörslu sveitarfélaga sé unnin af fagmennsku og með hagsmuni sveitarfélaganna að leiðarljósi.

Sjá erindisbréf hópsins

Hópstjórar eru þau Hrafn Sveinbjarnarson héraðsskjalavörður Kópavogs, Svanhildur Bogadóttir borgarskjalavörður og Þorsteinn Tryggvi Másson héraðsskjalavörður Árnesinga.

Að mörgu er að hyggja og ákvörðun um langtímavarðveislu rafrænna gagna þarf að taka að vel athuguðu máli og byggja á greinargóðri úttekt á skjalavörslu stofnana og embætta sveitarfélaga. Gera þarf ítarlega kostnaðargreiningu með samanburði við varðveislu gagnanna á pappír í stað rafræns áritunarforms. Mikilvægt er að gerð sé full grein fyrir öllum óvissuþáttum og lagt raunsætt mat á þá.

Mikilvægt er að blanda ekki saman rafrænni stjórnsýslu og rafrænni skjalavörslu. Rafræn stjórnsýsla er tímabundið ferli til að auðvelda og flýta fyrir afgreiðslu mála, afurðir hennar geta hvort heldur verið rafræn gögn eða pappírsgögn. Rafræn skjalavarsla er á hinn bóginn varanlegt ferli sem eins og önnur skjalavarsla bindur hendur stjórnvalda um alla fyrirsjáanlega framtíð við að viðhalda henni. Kostnaður miðað við árangur er lykilatriði við stjórnsýslu og skjalavörslu.

Ákvarðanir um skjalavörslu sveitarfélaga verða að tryggja að skjalavarsla þeirra sé örugg, í samræmi við gildandi lög og reglur, skilvirk og eins ódýr og kostur er. Markmið opinberrar skjalavörslu eru skýr og leiðirnar verða að mótast af því.

Langtímavarðveisla rafrænna gagna þarf að miða að því að leysa vanda sem fyrir hendi er þannig að hún hafi í för með sér hagkvæmni og skilvirkni. Ekki má búa til vanda með því að fara út í hana.

Nokkru mun ráða áhættu- og útgjaldavilji þeirra sem bera ábyrgð á skjalavörslunni og þarf þá að huga að atriðum eins og:

● Hvort  gildi gagnanna á rafrænu formi sé nægilega tryggt þannig að þau þjóni hlutverki sínu t.d. sem sannanir í réttarfarslegum skilningi og áreiðanlegar heimildir í sagnfræðilegum skilningi.

● Er stöðugleiki og læsileiki gagnanna á rafrænu formi nægilega tryggur til þess að fullnægja öryggiskröfum um varðveislu þeirra?

● Er kostnaður við hina rafrænu varðveislu metinn hærri, jafngildur eða lægri en það sem kemur út úr henni t.d. aðgengileiki, stöðugleiki og áreiðanleiki?


Vonir standa til þess að samráðshópurinn skili góðu og farsælu starfi sveitarfélögunum til gagns og opinberri skjalavörslu til eflingar.

Umdæmi héraðsskjalasafna

Borði

Tengdu á okkur

Borði
Senda á Facebook
Borði
Félag héraðsskjalavarða á Íslandi

Heimasíður skjalasafna

Borði
Borði
Borði
Borði
Borði
Höfundarréttur © 2014 hs.bkdata.net. Öll réttindi áskilin.
Joomla! er frír hugbúnaður gefinn út með GNU/GPL leyfi.