Borði

Athugasemdir við drög að frumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands

Héraðsskjalaverðir allra 20 héraðsskjalasafna á landinu hafa sameiginlega sent Mennta- og menningarmálaráðuneyti athugasemdir við drög að frumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands. Um nokkurn tíma hefur verið unnið að heildarendurskoðun á lögum um Þjóðskjalasafn Íslands. Drögin eru nú aðgengileg á vef Mennta- og menningarmálaráðuneyti. Þá er hægt að nálgast fréttatilkynningu ráðuneytisins hér.

Í þessum sameiginlegu athugasemdum er aðeins tæpt á þeim hluta dragana er snerta héraðsskjalasöfnin, rekstur þeirra sem er kostaður af sveitarfélögunum, stjórnsýslulegri stöðu skjalasafnanna o.s.frv. „Í stað þess að héraðsskjalasöfnin séu sjálfstæðar skjalavörslustofnanir í eigu sveitarfélaganna en undir faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns, eins og gildandi lög gera ráð fyrir, virðist andi frumvarpsins vera sá að héraðsskjalasöfnin verði útibú frá Þjóðskjalasafni, undir stjórn þess en sveitarfélögin fái að greiða fyrir rekstur þeirra eftir sem áður. Það vantar í frumvarpið að fjallað sé markvisst um héraðsskjalasöfnin, stjórnsýslulega stöðu þeirra, hlutverk, starfsvið, ábyrgð og hlutverk héraðsskjalavarða, aðgang að skjölum safnanna o.s.frv.“ Hér fyrir neðan eru fyrrnefndar athugasemdir.

Mennta og menningarmálaráðuneytið
Sölvhólsgötu 4
150 Reykjavík

Efni: Athugasemdir viðdrög aðfrumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands

Núverandi lög um Þjóðskjalasafn Íslands hafa gilt í aldarfjórðung. Þau tóku við af eldri lögum um Þjóðskjalasafn og lögum um héraðsskjalasöfn frá 1947. Á þeim tíma sem liðinn er frá setningu gildandi laga um Þjóðskjalasafn hafa ýmsar breytingar veriðgerðar á þeim og tímabært er að ráðast í heildarendurskoðun á lögunum, um leið og gerð er úttekt á ástandi skjalamála í landinu og stjórnsýslu þeirra gerð skilvirkari og nútímalegri. Hér á eftir fara almennar athugasemdir forsvarsmanna allra 20 héraðsskjalasafna á Íslandi við fyrirliggjandi drög að frumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands.

Að okkar mati þarf að setja fram frumvarp á grundvelli ákveðinnar stefnumótunar um opinbera skjalavörslu til Skjalasafnalaga eða Laga um opinber skjalasöfn. Erlend lög, einkum norræn, mætti hafa til hliðsjónar, en á Norðurlöndunum eru í gildi Arkivlag (Svíþjóð sett 1990 og Finnlandi sett 1994) Lov om arkiv, arkivlova (Noregi sett 1992) Arkivlov (Danmörku sett 2002) þ.e. skjalasafnalög.

Staða skjalavörslumála í dag er sú að Þjóðskjalasafn Íslands er höfuðsafn skjalavörslu í landinu og mótar reglur um skjalavörslu opinberra aðila. Það framfylgir þessum reglum gagnvart Alþingi, ráðuneytum, dómstólum, stofununum og fyrirtækjum ríkisins og þeim sveitarfélögum sem ekki eru aðilar að héraðsskjalasafni. Héraðsskjalasöfn landsins sjá um að framfylgja þeim reglum sem Þjóðskjalasafn hefur sett og útfæra þær gagnvart skjalavörslu sveitarfélaga sem undir þau heyra. þau gegna sama hlutverki á safnasvæði sínu og Þjóðskjalasafn gagnvart þeim aðilum sem skilaskyldir eru til þess. Verkefni héraðsskjalasafnanna eru mörg og krefjast sérfræðikunnáttu. Flutningur verkefna frá ríki til sveitarfélaga hefur í för með sér að æ fleiri verkefni færast til héraðsskjalasafna og er það vel, enda teljum við að skjalavörslu sé betur sinnt þegar náin tengsl eru á milli einstakra stofnana s.s. skóla og skjalavistunarstofnunar. Þó er vert að benda á að þau sveitarfélög sem kjósa að vera ekki aðilar að héraðsskjalasafni eiga að fá sína þjónustu frá Þjóðskjalasafni, og þar með á kostnað ríksins, og þurfa ekki að kosta nokkru til að hirða um eldri skjöl sín og afgreiðslu úr þeim.

Mikilvægt er að í lögunum komi fram skýr verkaskipting milli Þjóðskjalasafns annars vegar og héraðsskjalasafna hins vegar. Sjálfstæði sveitarfélaga verður að virða í skjalasafnalögum og við framkvæmd þeirra og tryggja verður að skjalavörsluábyrgð forstöðumanna sé skýr, m.a. þannig að ákvörðun um eyðingu skjala sé aðeins tekin á grundvelli óska þeirra sem upphaflega bera skjalavörsluábyrgðina, eins og gildandi lög kveða á um. Endanleg ákvörðun verður að vera í höndum fjölskipaðs stjórnvalds með aðkomu sérfróðra manna.

Héraðsskjalasafn þarf að vera virkt stjórnvald innan sveitarfélaga sem að því standa og hafa eftirlit og yfirumsjón með skjalavörslumálum þeirra á grundvelli leiðbeininga og reglna Þjóðskjalasafns, auk þess að sinna fræðslu um skjalavörslu innan síns umdæmis. Það frumvarp að lögum um Þjóðskjalasafn Íslands sem nú hefur verið kynnt í drögum virðist við fyrstu sýn vera hálfkarað. Það miðast nær alfarið við Þjóðskjalasafn og stöðu þess í stað þess að taka til opinberrar skjalavörslu í heild. Þetta verður sérstaklega áberandi í greinargerð með frumvarpinu þar sem einungis er tæpt á möguleikum sveitarfélaga á að hefja rekstur héraðsskjalasafna og úrræðum Þjóðskjalasafns til að leggja niður þau héraðsskjalasöfn sem ekki starfa skv. lögum. Horft er framhjá því mikilvæga hlutverki sem héraðsskjalasöfnin gegna við að varðveita skjöl sveitarfélaga og þar með mikið af skjölum sem varða réttindamál borgaranna sem söfnin taka ákvörðun um aðgang að á hverjum degi.

Aðeins tvær greinar frumvarpsins fjalla beinlínis um héraðsskjalasöfn (gr. 30 og 31). Það hlutverk sem þeim virðist ætlað samkvæmt frumvarpinu er óljósara og er auk þess skert frá gildandi lögum. Í stað þess að héraðsskjalasöfnin séu sjálfstæðar skjalavörslustofnanir í eigu sveitarfélaganna en undir faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns, eins og gildandi lög gera ráð fyrir, virðist andi frumvarpsins vera sá að héraðsskjalasöfnin verði útibú frá Þjóðskjalasafni, undir stjórn þess en sveitarfélögin fái að greiða fyrir rekstur þeirra eftir sem áður. Það vantar í frumvarpið að fjallað sé markvisst um héraðsskjalasöfnin, stjórnsýslulega stöðu þeirra, hlutverk, starfsvið, ábyrgð og hlutverk héraðsskjalavarða, aðgang að skjölum safnanna o.s.frv.

Í 14. grein gildandi laga er kveðið á um að sett skuli nánari ákvæði í reglugerð, þ.á m. hverjir séu afhendingarskyldir til héraðsskjalasafna. Þetta stendur óbreytt sem er ágætt, en án 1. málsgreinar 14. greinarinnar sem er slæmt. Þótt upptalning 14. greinarinnar felist að nokkru í e lið 4. greinar draganna er ekki kveðið á um að skjöl sveitarfélaga, stofnana og starfsmanna þeirra, óháð áritunarformi, skuli renna til héraðsskjalasafna þar sem þau starfa. Þetta verður að tryggja í lögunum þannig að öll tvímæli séu tekin af um að skjalasöfn þessara aðila skuli renna óskert til þess héraðsskjalasafns sem viðkomandi heyrir undir.

Í 14. grein gildandi laga er sérstaklega kveðið á um hvaða stjórnvöld og lögpersónur eigi að skila skjölum sínum til héraðsskjalasafna m.a. félög og samtök „sem njóta verulega styrks af opinberu fé og starfa eingöngu innan umdæmis héraðsskjalasafnsins.“ Í drögum að nýjum lögum er vísað til 4. og 5. greinar lagana sem fjallar um ríkisstofnanir. Halda má fram að með þessum ákvæðum dragist skilaskylda á skjalasöfnum saman.

Í frumvarpsdrögunum kemur fram að Stjórnarnefnd Þjóðskjalasafnsins verður lögð niður í núverandi mynd. Stjórnarnefnd Þjóðskjalasafnsins er að okkar áliti mikilvægur vettvangur til að hægt sé að skjóta málum til fjölskipaðs valds. Í raun og veru virðist samkvæmt frumvarpsdrögunum að upphaf og endir allrar skjalavörslu liggi hjá þjóðskjalaverði einum. Leggjum við til að Stjórnarnefnd Þjóðskjalasafns starfi áfram en í breyttri mynd. Mætti hugsa sér að stofnað yrði skjalaráð, skipað af menntamálaráðherra, þar yrðu teknar ákvarðanir, sem snertu t.d. grisjun skjalasafna, nýjar reglur um skjalavörslu, leiðbeiningar um skjalavörslu, flutning skjala úr landi, söfnun opinberra skjala af öðrum en til þess bærum aðilum og umkvartanir varðandi starfsemi skjalasafna. Við teljum mjög mikilvægt að fulltrúi úr hópi héraðsskjalavarða eigi þar sæti, enda er stór hluti af skjalavörslu á Íslandi á herðum héraðsskjalavarða.

Vert er að benda á nokkrar tölur úr starfsemi héraðsskjalasafna á árinu 2009. Við lauslega athugun á umfangi og umsýslu héraðsskjalasafna á því ári kemur í ljós að héraðsskjalasöfnin á Íslandi tóku á móti um 10.000 gestum það ár. Þau svöruðu u.þ.b. 4000 fyrirspurnum, sem bárust um tölvupóst, bréflega eða símleiðis. Í þeirra bækur voru skráðar um 700 afhendingar, sem voru með ýmsu móti – allt frá stórum opinberum skjalasöfnum, niður í lítil einkasöfn. Ríflega 30 starfsmenn (stöðugildi) störfuðu á söfnunum á því ári. Helstu sérfræðingar um skjalavörslu sveitarfélaga starfa á héraðsskjalasöfnunum, starfsmenn þeirra eru með áratuga reynslu af skjalavörslu sveitarfélaga, þekkja vel til í sínu nærumhverfi og héraðsskjalasöfnin eru vel kynnt meðal íbúa. Sveitarfélögin í landinu leggja þessum söfnum til verulegt fé. Má ætla að sú upphæð hafi verið um 200-250 milljónir á árinu 2009, en er þá raunar ekki í öllum tilfellum gert ráð fyrir húsnæðiskostnaði, sem er verulegur. Þess ber hins vegar geta að ríkið lagði héraðsskjalasöfnunum til 14,7 milljónir á árinu 2010 en í fjárlagafrumvarpi ársins 2011 er sú upphæð skorin niður um helming.

Samkvæmt núgildandi lögum um Þjóðskjalasafn og reglugerð um héraðsskjalasöfn er héraðsskjalasöfnum fengið það hlutverk að sinna skjalavörslu ákveðinna aðila, ráðgjöf, skráningu skjala og söfnun einkaskjala auk ljósmynda. Þessu hlutverki hafa söfnin reynt að sinna af kostgæfni. Hlutverk héraðsskjalasafna gagnvart Þjóðskjalasafni hefur verið nokkuð skýrt í flestum atriðum. Þeirri verkaskiptingu, sem komið var á árið 1947, er kollvarpað verði þetta frumvarp að lögum. Héraðsskjalasöfnin eru stjórnsýslu- og menningarstofnanir hvert á sínu svæði. Þau veita nauðsynlega aðstoð í nærumhverfi safnsins og leitast við að auka traust til starfseminnar meðal almennings. Þess vegna hefur héraðsskjalasöfnunum tekist að safna gríðarlegu magni af ómetanlegum heimilum um byggð og sögu víðsvegar um land til viðbótar við þau opinberu gögn, sem þeim ber að safna lögum samkvæmt.

Héraðsskjalavörðum er ekki annað kunnugt en að sveitarfélögin séu almennt ánægð með þjónustu héraðsskjalasafnanna og telja starfsemi þeirra mikilvæga. Ef sú hugmynd er uppi að breyta grunngerð héraðsskjalasafna í þessum lögum, er mjög mikilvægt að ræða þá breytingu við sveitarfélögin sem reka söfnin. Um mörg héraðsskjalasafnanna gilda stofnsamþykktir sem hafa gildandi lög að forsendu.

Það er skoðun héraðsskjalavarða að Þjóðskjalasafn Íslands sé höfuðsafn skjalavörslu á Íslandi og það eigi að hafa eftirlit með öðrum skjalavörslustofnunum. Í drögum að lagatextanum er hins vegar gengið svo langt að ekki verður við unað. Í drögunum stendur m.a. „þjóðskjalavörður á frjálsan aðgang að starfsstöðvum héraðsskjalasafna til athugana í þágu starfs síns og skulu starfsmenn héraðsskjalasafna láta honum í té alla nauðsynlega aðstoð af því tilefni.“ Þessi texti virðist tekinn upp úr lögum um Umboðsmann Alþingis. Við teljum að slík lagasetning um stofnanir sveitarfélaga gagnvart ríkisstofnun eigi sér ekki aðra hliðstæðu og teljum við að slík heimild í lögum eigi fremur heima í lögum um saksókn í dómsmálum en í samskiptum stofnana ríkis og sveitarfélaga.

Hér að undan hafa verið rakin nokkur meginatriði sem varða fyrirliggjandi drög að frumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands. Héraðsskjalaverðir munu nýta sér rétt til þess, einir eða fleiri saman, að gera ítarlegri athugasemdir við þessi drög eftir því sem þeir hafa tök á þar til veittur frestur til þess rennur út.

Forsvarsmenn neðangreindra héraðsskjalasafna telja að fyrirliggjandi drög að frumvarpi til laga um Þjóðskjalasafn Íslands þurfi verulegrar endurskoðunar við og vonum við að Mennta- og menningarmálaráðuneytið taki þær athugasemdir til greina sem hér eru settar fram.

F.h. eftirtalinna héraðsskjalasafna.

Hrafnkell Lárusson, forstöðumaður Héraðsskjalasafns Austfirðinga

Héraðsskjalasafn Austfirðinga
Héraðsskjalasafn Neskaupstaðar
Héraðsskjalasafn Austur-Skaftafellssýslu
Héraðsskjalasafn Rangæinga og Vestur-Skaftfellinga
Héraðsskjalasafn Vestmannaeyja
Héraðsskjalasafn Árnesinga
Héraðsskjalasafn Kópavogs
Borgarskjalasafn Reykjavíkur
Héraðsskjalasafn Mosfellsbæjar
Héraðsskjalasafn Akraneskaupstaðar
Héraðsskjalasafn Borgarfjarðar
Héraðsskjalasafn Dalasýslu
Héraðsskjalasafnið Ísafirði
Héraðsskjalasafn Vestur-Húnavatnssýslu
Héraðsskjalasafn Austur-Húnavatnssýslu
Héraðsskjalasafn Skagafirðinga
Héraðsskjalasafn Siglufjarðar
Héraðsskjalasafn Svarfdæla
Héraðsskjalasafnið á Akureyri
Héraðsskjalasafn Þingeyinga

Umdæmi héraðsskjalasafna

Borði

Tengdu á okkur

Borði
Senda á Facebook
Borði
Félag héraðsskjalavarða á Íslandi

Heimasíður skjalasafna

Borði
Borði
Borði
Borði
Borði
Höfundarréttur © 2014 hs.bkdata.net. Öll réttindi áskilin.
Joomla! er frír hugbúnaður gefinn út með GNU/GPL leyfi.