Borði

Skjalavörslu sveitarfélaga í Noregi ábótavant

Samkvæmt nýrri skýrslu Ríkisendurskoðunar Noregs, sem kynnt er í dag, er aðgengileika og öryggi skjala mjög ábótavant á vettvangi sveitarfélaga. Menningarráðuneytið norska er gagnrýnt fyrir slaka yfirstjórn sína í skjalavörslumálum. Um 300 sveitarfélög hafa upplýst um að húsnæði undir skjalasöfn þeirra sé að meira eða minna leyti ábótavant.

Skýrslan sýnir að fá rafræn kerfi sveitarfélaganna eru hönnuð með það í huga að tryggja langtímavarðveislu skjala sem hafa varðveislugildi. Þessu fylgir sú áhætta að tjón verði á rafrænum skjölum sem hafa mikla réttarlega, stjórnsýslulega og sögulega þýðingu.

Mikið af skjölum er óaðgengilegt notendum m.a. vegna þess að skipulag skortir og almannaþjónustu er ábótavant. Auk þess er mikil  þörf á að efla hæfni í sveitarfélögum við að tryggja öryggi og aðgengi að skjalasöfnunum.

Skýrslan sýnir verulega veikleika í stjórnsýslufyrirmælum ráðuneytisins og í samskiptum þess við Arkivverket um vandamál í skjalavörslu sveitarfélaga. Ríkisendurskoðunin setur fram efasemdir um að stjórn ráðuneytisins og eftirfylgni við vinnu Arkivverkets gagnvart skjalavörslu sveitarfélaga hafi verið nægileg. Í ljósi hinna miklu vörsluvandamála við rafræn skjöl, telur Ríkisendurskoðunin að ráðuneytið verði að setja í öndvegi samstarf við ríkisskjalavörðinn um lausnir sem leiði til öruggrar langtímavörslu á rafrænum skjölum í sveitarfélögunum. Arkivverket sinnir í litlu eftirliti með skjalasöfnum á vettvangi sveitarfélaganna og niðurstöðum eftirlitsins er ekki fylgt eftir af ríkisskjalaverðinum. Því vakna spurningar um hvort ríkisskjalavörðurinn hafi í nægum mæli sinnt eftirlitsskyldum sínum. Reglur um vörslu og grisjun eru úreltar og fá sveitarfélög fá leiðbeiningar um þessi efni frá Arkivverket. Skv. mati Ríkisendurskoðunarinnar ber að styrkja leiðbeiningarhlutverk Arkivverkets og vinnu við að endurskoða ákvarðanirnar þarf að setja í forgang í ráðuneytinu.

Sjá frétt um skýrsluna með tengli til hennar á vefsíðu Ríkisendurskoðunar Noregs.

Ríkisskjalavörður Noregs telur að þörf sé á samhæfðu átaki fyrir allan Noreg til að leita góðra og skynsamlegara lausna til að varðveita og gera rafræn skjalasöfn sveitarfélaga aðgengileg. Sjá yfirlýsingu Ivar Fonnes ríkisskjalavarðar.

Þetta vekur óneitanlega áleitnar spurningar um stöðu mála á Íslandi. Engin svo ítarleg úttekt hefur verið gerð á skjalavörslumálum sveitarfélaga eða ríkisstofnana á Íslandi, en árið 2008 var gerð úttekt á stöðu og starfsemi héraðsskjalasafna á Íslandi. Þær niðurstöður hafa litla kynningu hlotið á opinberum vettvangi og ekki hefur úttektin leitt til umbóta sem full þörf væri á.

Endurskoðun á lögum um Þjóðskjalasafn Íslands sem jafnframt gilda um héraðsskjalasöfn fer nú fram í nefnd, en engin heildarúttekt á borð við þá norsku liggur fyrir til að grundvalla þær lagabreytingar á. Mikilsvert er að lagabreytingar miðist við að tekið verði á málum og tillit sé tekið til skjalavörslu sveitarfélaga, sjálfstæði þeirra og héraðsskjalasafna í eigu sveitarfélaganna. Aðkoma þeirra er engin að þessari vinnu.

HS og ÞTM

Umdæmi héraðsskjalasafna

Borði

Tengdu á okkur

Borði
Senda á Facebook
Borði
Félag héraðsskjalavarða á Íslandi

Heimasíður skjalasafna

Borði
Borði
Borði
Borði
Borði
Höfundarréttur © 2014 hs.bkdata.net. Öll réttindi áskilin.
Joomla! er frír hugbúnaður gefinn út með GNU/GPL leyfi.